Avenant aux codes de bonnes pratiques des entreprises membres de la FIGEC exerçant l’activité d’Information d’Entreprise, de Gestion de Créances et/ou d’Enquête Civile

Gravé dans les statuts de la FIGEC depuis sa création en 1936, le respect scrupuleux des législations en vigueur est une des conditions d’adhésion des entreprises. La FIGEC a, depuis les années 1990, établi des chartes de déontologie fixant le cadre de la conduite professionnelles de ses membres, et nécessitant naturellement des modifications et des évolutions au fil des nouvelles règlementations.

Lors de l’Assemblée Générale du 20 mars 2018, il est rappelé que toute entreprise membre de la FIGEC s’est engagée à respecter le code de bonnes pratiques de la FIGEC en complément des règlementations en vigueur. Les principes et règles édictés par ce code constituent un standard minimum auquel aucun membre de la FIGEC ne peut se soustraire.

Les sociétés d’information d’entreprise membres de la FIGEC se sont engagées à respecter l’arrêté du 23 juin 2016 pris pour l’application de l’article 213 de la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques sur la confidentialité des comptes.

Les sociétés de recouvrement de créances membres de la FIGEC se sont engagées dès 2014, à respecter l’article 12 de la loi n° 2014-344 du 17 mars 2014 relative à la consommation, en ne percevant d’un consommateur aucun frais de recouvrement.

Les sociétés d’acquisition et/ou de cession de créances membres de la FIGEC se sont engagées dès 2010, à respecter la notion de créance existante, de date d’entrée en jouissance, de procédure de cession… à l’égard des débiteurs et des cédants.

Les sociétés d’enquête civile membres de la FIGEC possèdent toutes un agrément du CNAPS, ainsi que des cartes professionnelles pour chaque enquêteur civil.

Les entreprises adhérentes à la FIGEC ont pris les engagements suivants :

1. Le respect total du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données), applicable dès le 25 mai 2018, en se basant, à titre indicatif, sur les étapes suivantes :

Désigner un pilote
Pour piloter la gouvernance des données personnelles de l’entreprise, un véritable chef d’orchestre exerce une mission d’information, de conseil et de contrôle en interne : le délégué à la protection des données.
Cartographier le traitement de données personnelles
Pour mesurer concrètement l’impact du règlement européen sur la protection des données, le recensement de façon précise des traitements de données personnelles est effectué. L’élaboration d’un registre des traitements permet de faire le point.
Prioriser les actions à mener
Sur la base du registre, les actions à mener sont identifiées pour se conformer aux obligations actuelles et à venir.
Gérer les risques
Si des traitements de données personnelles susceptibles d’engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes concernées ont été identifiés, une analyse d’impact sur la protection des données sera menée pour chacun de ces traitements.
Organiser les processus internes
Pour assurer un haut niveau de protection des données personnelles en permanence, des procédures internes qui garantissent la prise en compte de la protection des données à tout moment, en prenant en compte l’ensemble des événements qui peuvent survenir au cours de la vie d’un traitement sont mises en place.
Documenter la conformité 
Pour prouver la conformité au règlement, la documentation nécessaire doit être constituée et regroupée. Les actions et documents réalisés à chaque étape doivent être réexaminés et actualisés régulièrement pour assurer une protection des données en continu.

2. Le respect total de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique avec la mise en place d’actions spécifiques pour renforcer la transparence et pour mieux lutter contre la corruption.
Il est rappelé l’obligation complémentaire imposée par la FIGEC aux sociétés membres exerçant le recouvrement de créances, de justifier d’une garantie financière, à hauteur de 25% des fonds qu’elles détiennent pour le compte des tiers.

La “Commission Information d’Entreprise” vient d’actualiser le “Code de Bonnes Pratiques des Membres adhérents à la FIGEC concernant l’Information d’Entreprise”

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La “Commission Acquisition de créances” sous la présidence d’Anne Williart, vient de finaliser le “Code de Bonnes Pratiques des Membres de la Figec en matière d’acquisition de créances”. Ce code reprend quatre volets que tous les adhérents de la Figec s’engagent à respecter :
• les engagements de bonnes pratiques à l’égard des cédants,
• les engagements de bonnes pratiques à l’égard des débiteurs,
• les engagements de bonnes pratiques dans le traitement des plaintes,
• les engagements de bonnes pratiques entre membres de la Figec.

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Principes généraux auxquels s’engagent les sociétés de recouvrement membres de la FIGEC.

DOSSIERS CONFIÉS

• Exiger d’avoir des créances fondées.
• Obtenir du créancier le maximum d’informations.
• Engager les créanciers à respecter également les règles de déontologie FIGEC.
• N’utiliser les informations collectées que dans le cadre du recouvrement de la créance confiée.

CONTACTS DÉBITEURS

• Non-agressivité, respect.
• Rechercher des solutions.
• S’assurer de l’identité de l’interlocuteur.
• Téléphoner uniquement entre 7 heures et 21 heures, sauf accord du débiteur pour l’appeler en dehors de cette tranche horaire.
• Vérifier l’heure locale en cas d’appel hors de France.
• Ne pas se prévaloir d’actions judiciaires que la société de recouvrement n’a pas le droit d’exécuter en son nom.

CONTACTS AVEC LES TIERS

• Décliner son identité.
• Respecter les règles de discrétion lors de la recherche des numéros de téléphone, fax ou adresse.
• Ne pas usurper l’identité d’autrui.

SUIVI

• Donner aux débiteurs la possibilité d’accès aux informations le concernant.
• En cas de contestation, suspendre le traitement du dossier jusqu’à validation des informations.
• Assurer le suivi d’un courrier expliquant le bien-fondé de la réclamation.
• Fournir l’état des encaissements, à tous moments.
• S’engager à répondre à tout courrier envoyé par le débiteur.
• S’engager à former et informer les équipes sur la législation en vigueur.
• S’assurer contractuellement que ses propres mandataires impliqués dans le recouvrement appliquent les mêmes principes.

Le 27 juillet 2004, de nouvelles règles déontologiques sur le recouvrement amiable en crédit à la consommation ont été adoptées par l’asf et les grandes organisations de consommateurs : ADEIC, AFOC, Association Familles Catholiques, CNAFAL, CSF, Familles de France, Familles Rurales, Léo-Lagrange et ORGECO. La FIGEC estime ces règles très positives pour le consommateur.

L’Association des Sociétés Financières (ASF) et les principales organisations de consommateurs viennent de conclure un accord sur la procédure du recouvrement amiable, phase extrêmement importante du maintien de la relation commerciale entre un emprunteur et un prêteur. Cet accord qui vise à garantir les règles déontologiques au cours de cette procédure entre en vigueur au plus tard le 1er janvier 2005. Les membres de la FIGEC qui agissent pour le compte des sociétés de crédit à la consommation se félicitent de cet accord qui s’applique à l’ensemble de ses membres. Ces dispositions correspondent déjà aux principes généraux et au code de déontologie auxquels s’engage toute société membre de la FIGEC qui applique déjà ces pratiques : ces règles déontologiques sont fondées sur la transparence et la concertation avec le débiteur ainsi que sur le respect du principe de confidentialité. L’accord sera annexé aux conventions liant les établissements de crédit aux sociétés de recouvrement mandatées. L’emprunteur sera également informé de l’existence de cet accord et de la possibilité de s’en procurer le texte. Le contenu de l’accord sera intégré dans la formation dispensée aux personnes chargées du recouvrement. Le contrôle de l’application de l’accord sera assuré par les organisations de consommateurs signataires, l’ASF et le Médiateur de l’ASF. Les signataires se sont également engagés à faire le bilan de l’application de l’accord un an après son entrée en vigueur et à poursuivre la concertation pour réfléchir aux méthodes de recouvrement pendant la phase contentieuse. La progressivité des démarches et le respect de la vie privée sont assurés pendant tout le process du recouvrement amiable. Avant même la constatation d’un impayé, les établissements de crédit mènent des actions préventives et incitent par tous moyens (offre préalable de crédit, relevés de comptes, plaquettes de communication, etc.), les clients à prendre contact avec eux dès qu’une difficulté est susceptible de se produire. Les sociétés chargées du recouvrement amiable agissant pour le compte des établissements de crédit à la consommation ont pour mission d’écouter et de contacter le client en vue de parvenir à une solution amiable aux difficultés de paiement qu’il rencontre et, autant que faire se peut, maintenir la relation commerciale avec lui. À tout moment de la procédure amiable, la société de recouvrement de créances s’engage à ne pas exercer de pression morale sur le débiteur et à réduire au strict nécessaire la fréquence des contacts. Les procédures mises en place traduisent une progressivité dans la démarche de recouvrement : • le client est informé qu’un impayé a été constaté. L’établissement indique les coordonnées du service que le client pourra contacter ; • si l’impayé ne peut être régularisé, le dialogue avec le client a pour but de rechercher une solution en fonction de sa situation personnelle ; • à chaque phase, un seul service suit alors le dossier du client pour un traitement cohérent. Les procédures assurent le respect de la confidentialité et de la vie privée : • les informations obtenues par l’interlocuteur chargé du dossier sont strictement confidentielles et ne doivent pas être utilisées à d’autres fins que la gestion du (des) dossier(s) du client ; • lors d’un contact téléphonique, il y a lieu de vérifier l’identité de l’interlocuteur comme étant celle du client ; • les formes ostensibles de rappel d’impayés sont à proscrire (par exemple, toute mention sur une enveloppe indiquant que la correspondance concerne la récupération d’une créance) ; • le fax et le courriel ne sont adressés sur le lieu de travail qu’avec l’accord exprès et ponctuel du client. Les courriers de rappel d’impayés ne doivent pas être adressés sur le lieu de travail du salarié ; • les horaires de prises de contact doivent être adaptés à la disponibilité du client et choisis pour ne pas lui occasionner une gêne excessive ; • les prises de contact n’interviennent, ni le dimanche, ni les jours fériés, sauf demande expresse du client ; Les procédures assurent la transparence des relations avec le client : • comportement professionnel, objectif, respectueux et dénué de toute agressivité à l’égard du client ; • proscription de tout écrit comportant des allégations visant à l’intimidation ; • rappel explicite des conséquences du défaut de remboursement des échéances ; • accès du client à l’information le concernant, dans le respect de la réglementation. • l’entrée en contact involontaire avec un tiers doit, autant que possible, être évitée. L’entrée en contact volontaire avec un tiers est destinée uniquement à retrouver trace du débiteur, sauf si celui-ci a expressément manifesté sa volonté de se placer dans la phase de recouvrement judiciaire. Les tiers visés sont les services habilités de la mairie, le gardien, les voisins, la famille, l’employeur. • quel que soit l’interlocuteur, il est interdit d’évoquer les difficultés financières du client ; • les prises de contact avec un même tiers doivent être espacées dans le temps ; • aucun message ne doit être laissé sur le répondeur d’un tiers.

Notre charte déontologique impose à nos adhérents des conditions strictes au niveau des statuts, des compétences, des garanties financières et de l’assurance.
Cette charte garantit :
• La transparence des transactions.
• La protection des intérêts des bénéficiaires.
• Le respect des débiteurs, des relations contractuelles et des obligations légales et réglementaires.
• Le professionnalisme des acteurs, la crédibilité de la profession et la représentativité de la profession.

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La FIGEC s’engage dans le traitement des données à caractère personnel.
Le Code de conduite des membres adhérents à la FIGEC concernant le traitement des données à caractère personnel comporte les chapitres suivants :
• Définitions de termes
• Champ d’application
• Collecte des données à caractère personnel
• Catégories de données à caractère personnel autorisées et conditions de traitement
• Données sensibles
• Durée de conservation des données à caractère personnel
• Sécurité et confidentialité
• Communication à des tiers de données à caractère personnel
• Droits des personnes concernées
• enquête complémentaire
• Modalités d’application du présent code de conduite

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