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"13 Mesures de dématérialisation" pour simplifier la vie des entreprises

Les entrepreneurs de la gestion du risque client présentent 13 mesures de dématérialisation de leur process et de leur organisation, intégrant pour la plupart une dimension de service public numérique. Ces propositions, toutes concrètes, sont développées et expliquées dans les Ministères, au fil des rendez-vous que la FIGEC mène.

Au coeur de ces dispositions, la volonté d’encourager les démarches en ligne, de limiter les déplacements dans les administrations publiques, tout en maintenant un lien personnalisé avec chaque entreprise...

De manière générale, bon nombre de ces propositions concernent nos échanges avec les Tribunaux, qui, à quelques rares exceptions, se font par papier…

Pour faciliter la mise en oeuvre des mesures préconisées ci-dessous, il nous semble utile, à chaque fois, de prévoir un niveau d’habilitation particulier pour les sociétés concernées.


1. Le dépôt des requêtes en injonction de payer : le sujet primordial attendu par les sociétés de recouvrement de créances


L’arrêté du 3 mars 2011 porte création d’un traitement automatisé des données à caractère personnel visant à la dématérialisation des échanges entre les huissiers de justice et les tribunaux d’instance ou juridictions de proximité relatifs aux requêtes en injonction de payer, appelé IPweb.La FIGEC souhaiterait, dans un premier temps, que ce dispositif soit étendu à d’autres intervenants, dont les établissements financiers et les sociétés de recouvrement de créances qui déposent chaque année plusieurs milliers de requêtes en injonction de payer sous format papier. Après enquête auprès de nos entreprises et des établissements financiers, le volume atteint plus de 250 000 requêtes par an.


L’accès à ce dispositif permettrait ainsi aux tribunaux et aux adhérents de la FIGEC :
• Un gain de temps considérable,
• Une diminution des coûts de traitement pour l’ensemble des acteurs,
• Et une véritable égalité de traitement devant la justice,
• Une sécurisation accrue des procédures en injonction de payer.


2. Les significations d’ordonnance


Il nous semblerait opportun de pouvoir télécharger auprès du Greffe saisi les ordonnances rendues, de leur adresser les significations d’ordonnances par mail via un site dédié et d’y recueillir les titres revêtus de la formule exécutoire.


3. La clarification des usages sur la prise en compte de pièces dématérialisées par les Tribunaux


Au-delà de IPweb, lors d’assignations ou autres procédures, les entreprises peuvent avoir à produire des pièces en original en lieu et place de copies dématérialisées.


A ce jour, la majorité des tribunaux requiert la présentation de copies certifiées conformes.


La FIGEC préconise une harmonisation des traitements des pièces dématérialisées dans les décisions des tribunaux, ce qui permettra d’alléger ces derniers et de promouvoir une systématisation en amont de la transmission de pièces dématérialisées au lieu de documents papier.


Mais il ne faudra pas que ces nouvelles procédures conduisent à un surcoût prohibitif pour la mise en place d’une signature électronique fiable.


La FIGEC pense même qu’il serait opportun d’imaginer un concept de « preuve électronique » sur ce type de document au même titre que ce qui a été mis en place pour les mandats SEPA pour les prélèvements…


4. Les flux d’échanges avec les correspondants judiciaires


Là aussi il s’agit d’un levier important pour les acteurs de la FIGEC.


La dématérialisation de ces échanges doit passer par la mise en place d’une plateforme de dématérialisation type EDI, probablement avec celui qui existe déjà via l’Association Droit Electronique et Communication.


5. La création d’une Plateforme de communication des requêtes, conclusions et actes de procédure pour les juridictions civiles et commerciales


Cette évolution aurait un impact direct auprès des juridictions et des avocats, et cela pourrait peut-être nous garantir une rapidité des procédures et un coût moindre, en limitant les déplacements, les manipulations physiques et les pertes de documents.


Ce système existe déjà pour les juridictions administratives avec « Télérecours ».


6. La création d’un compte de crédit pour les frais de procédures devant les juridictions commerciales


Les dépôts de requête IP devant le tribunal de commerce nécessitent le paiement d’une somme, différente d’un tribunal à l’autre, faute de caducité.


En pratique, nos entreprises doivent transmettre un chèque avec chaque requête déposée. De plus, les opérations suspendent l’envoi de la requête dans l’attente du chèque : actions saccadées.


L’idée serait de créer un compte permanent dédié à chaque mandataire, peut-être auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations, permettant soit de déduire d’un crédit pré-alimenté des frais effectivement utilisés, soit de comptabiliser le débit et d’être facturé mensuellement des frais engagés.



7. Les procédures collectives


Tous les courriers relatifs aux procédures collectives sont à ce jour non dématérialisés, entraînant des coûts de gestion importants pour tous, des délais importants et du temps perdu.


La mise en place au 1er octobre 2015 d’un portail tenu par le CNAJMJ doit permettre l’envoi et la réception par voie électronique sécurisée de la déclaration de créances, de la demande en revendication et de la mise en demeure de poursuivre le contrat en cours.


Mais, à ce jour, les entreprises n’y ont pas accès et les termes de la rédaction du décret ne leur permettent pas de comprendre si les sociétés de recouvrement de créances pourront expressément utiliser ce portail.


En effet, « A compter du 1er octobre 2015, ce portail doit permettre, l’envoi et la réception d’actes de procédure par les administrateurs judiciaires, les mandataires judiciaires et les personnes justifiant d’une expérience ou d’une qualification particulière ». Quid juris de cette dernière catégorie ?


La FIGEC attend donc des précisions quant à la possibilité pour leurs adhérents d’utiliser ce portail.


En revanche, il s’agit d’un portail impliquant une intervention manuelle de gestion, contrairement à un EDI. L’étape suivante serait donc un véritable système d’échanges de fichiers « standards », interfaçable avec des applications de gestion.


8. Les oppositions aux ventes de fonds de commerce


Il pourrait être envisagé également un portail identique au récent portail des procédures collectives.


9. Les garanties diverses : nantissements, gages, hypothèques, cautions, oppositions / ventes véhicules gagés…


L’accès rapide et simplifié à ces différentes données publiques via la dématérialisation permettrait d’accélérer les process de recouvrement et d’exécution.


10. La saisie des rémunérations


Il semblerait opportun aux entreprises d’envisager la création d’un site unique à toutes les régies des tribunaux qui permettrait la gestion des saisies des rémunérations.


Ce site permettrait au créancier (ou au mandataire) de consulter l’état de la saisie (suspension, répartitions, disponibles…) mais également d’échanger avec les régies en recevant/envoyant des documents comme l’avis à tiers détenteurs, la demande de mainlevée, les coordonnées du nouvel employeur…


11. Les convocations aux audiences : Recours à la communication par voie électronique en matière civile


Le décret n° 2015-282 du 11 mars 2015 relatif à la simplification de la procédure civile, à la communication électronique et à la résolution amiable des différends a notamment pour objet de développer le recours à la communication par voie électronique en matière civile.


C’est une avancée ! Les greffes peuvent désormais informer les personnes morales de l’audience (par avis ou convocation) par courrier électronique.


Mais des entreprises ne pourraient-elles pas aussi avoir recours à cette communication électronique pour tous les échanges…


12. La demande d’Acte d’Etat civil


Dans le cadre des recherches qui sont confiées aux enquêteurs civils, la première étape consiste à vérifier l’Etat civil de la personne objet de la recherche. En effet, pour éviter la remise en cause d’une procédure, il est indispensable de s’assurer des coordonnées de la personne figurant au contrat de prêt, de location…


En effet, Il n’est pas rare d’être confronté à des situations d’escroqueries ou d’usurpation d’identité (fausses pièces d’identité, faux bulletins de salaire… que seuls les services d’Etat civil vont permettre de mettre en évidence). Il s’agit là d’un véritable travail de minutie en collaboration avec les services d’état civil.


La non vérification de cet élément de base, à savoir la fiabilité et l’existence même de l’Etat civil, peut avoir des conséquences importantes que nous pouvons qualifier de prédicables voire irréversibles dans certains cas.


Si une signification par voie d’huissier est faite à un homonyme, il y a forcément, une perte de temps, un risque d’atteinte à l’image, un risque de forclusion, voire un risque de recours de la part de l’homonyme avec demande de réparation du préjudice subi par ce dernier.


La mise en évidence d’une situation d’escroquerie ou autre, peut permettre au client de déposer plainte sur la base d’éléments tangibles.


Dans le cadre de loi Eckert de Juin 2014, l’enquêteur civil est amené à rechercher soit des bénéficiaires de contrat d’assurance vie en déshérence ou des ayants droit dans le cadre de comptes bancaires en déshérence. Les clients, Banques et Assurances, lui demandent, pour satisfaire aux contraintes de l’ACPR, de justifier de certaines situations dans les dossiers.


Il peut s’agir de confirmer le décès d’un assuré ou d’un titulaire de compte bancaire (en fournissant un acte de décès) mais aussi et surtout de déterminer le ou les ayants droit ainsi que le(s) bénéficiaire(s) d’un contrat d’assurance vie.


Pour mener à bien ce type de recherche, le concours des services de l’Etat civil est primordial.


A ce jour, les sociétés d’enquête civile tout comme les sociétés de recouvrement sollicitent les différents services d’Etat civil pour obtenir un document officiel permettant de justifier d’une situation mais sans aucune garantie de délivrance de leur part et encore moins en terme de délais.


La mise en place d’une plateforme nationale centralisant tous les éléments d’Etat civil pourrait être très intéressante. Il conviendrait bien évidemment de répondre à certaines exigences pour pouvoir y avoir accès.


La FIGEC regrette le fait que ses entreprises ne figurent pas dans le Décret n°2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’Etat civil.


Il est important de signaler que la Profession d’« Enquêteur Civil » est une activité réglementée depuis la loi LSI du 18 Mars 2003, tout comme les sociétés de recouvrement de créances ont une activité réglementée par les dispositions R.124-1 et suivants du Code de procédure civile d’exécution, ce qui pourrait être de nature à obtenir soit une réactivité de la part des services d’Etat civil, soit l’accès à certaines bases ou registre d’Etat Civil.


13. Un statut de « tiers de confiance » pour nos sociétés


De façon générale, le ou les niveaux d’habilitation particulier(s) préconisé(s) pour la mise en œuvre de la plupart de ces propositions, pourraient être supervisés avec le concours actif de nos fédérations auprès des pouvoirs publics.


Cette habilitation serait constitutive d’un véritable statut de tiers de confiance pour nos sociétés qui si elles le souhaitent, pourraient en signant une ou des conventions avec les administrations concernées :


- Avoir accès à ces différentes plateforme comme indiqué dans ce document et donc :


• De télétransmettre requêtes, significations…,
• D’avoir accès à ces plateformes.


- Mais aussi :


• De réceptionner l’ensemble des pièces justificatives du créancier,
• De les conserver,
• D’établir leur liste,
• De les conserver sous forme papier et numérique, et d’éviter un stockage très coûteux pour l’Etat,
• De les transmettre en cas de demande à l’administration concernée.


Il s’agirait là d’une grande opportunité de modernisation économique et numérique, dans le droit fil des vœux exprimés par le Gouvernement.